Manajer proyek dapat memprioritaskan, mendelegasikan, dan berkomunikasi secara efektif untuk memberikan nilai pada proyek mereka.
Bacaan ini akan berfokus pada cara-cara utama yang dapat dilakukan oleh manajer proyek untuk memberikan nilai tambah pada proyek dan memberikan dampak pada organisasi, yang meliputi:
- Berfokus pada pelanggan
- Membangun tim yang hebat
- Membina hubungan dan komunikasi
- Mengelola proyek
- Meruntuhkan hambatan
Manajer Proyek Fokus pada Pelanggan
Pelanggan selalu menjadi elemen kunci untuk sukses dalam bisnis apa pun. Tidak terkecuali dalam bidang manajemen proyek.
Dalam manajemen proyek, kata “pelanggan” mengacu pada seseorang atau organisasi yang mendefinisikan persyaratan proyek dan menetapkan pedoman penting, seperti anggaran dan tenggat waktu.
Dalam proyek, pelanggan dapat bersifat internal atau eksternal. Pelanggan internal adalah pemangku kepentingan dalam organisasi Anda, seperti manajemen, anggota tim proyek, manajer sumber daya, dan departemen organisasi lainnya.
Pelanggan eksternal adalah pelanggan di luar organisasi Anda, seperti klien, kontraktor, pemasok, dan konsumen.
Agar berhasil menyelesaikan proyek, proyek harus memenuhi standar pelanggan. Untuk memenuhi standar pelanggan, Anda harus memastikan bahwa Anda memahami dengan jelas ekspektasi mereka.
Pelanggan adalah pusat dari proyek yang sukses. Manajer proyek dapat menambahkan banyak nilai pada proyek dengan membangun hubungan dengan pelanggan dan meluangkan waktu untuk memastikan pelanggan didengar dan puas dengan hasilnya.
Mengajukan pertanyaan kepada pelanggan
Mari kita bahas bagaimana Anda dapat fokus pada pelanggan dalam sebuah proyek. Pertama, duduklah bersama pelanggan dan tanyakan masalah apa yang mereka coba selesaikan. Anda mungkin bertanya apakah mereka memiliki visi spesifik tentang hasil akhir yang ingin mereka berikan.
Terkadang, pelanggan akan bersandar pada manajer proyek untuk menemukan solusi bagi masalah mereka. Tugas Anda adalah mengajukan pertanyaan seperti:
- Apa masalah yang Anda ingin kami bantu selesaikan? Contoh jawaban: Pelanggan ingin membantu mengembangkan proses baru yang memungkinkan perusahaan mereka menjadi lebih efisien.
- Bagaimana masalah tersebut berdampak pada organisasi Anda? Contoh jawaban: Pelanggan menyatakan bahwa mereka kehilangan klien karena proses mereka saat ini yang tidak efisien karena klien terkadang terlambat menerima pesanan mereka.
- Apa yang mendorong Anda untuk meminta bantuan sekarang? Contoh tanggapan: Pelanggan mengatakan bahwa mereka mungkin akan kehilangan dana departemen jika mereka tidak meningkatkan efisiensi.
- Apa harapan Anda untuk hasil dari proyek ini? Contoh tanggapan: Pelanggan menyatakan bahwa tujuan utama mereka adalah untuk meningkatkan kecepatan dalam memenuhi pesanan tanpa mengorbankan kualitas.
Meluangkan waktu untuk menggali lebih dalam tentang “mengapa” di balik proyek ini dapat membantu manajer proyek untuk mendukung dan memahami pelanggan dengan lebih baik.
Semakin Anda memahami tujuan pelanggan, semakin besar kemungkinan Anda dapat menghasilkan apa yang diinginkan pelanggan.
Membangun Tim
Tim adalah aset terbesar sebuah proyek. Manajer proyek yang sukses mengetahui hal itu dan meluangkan waktu untuk memahami motivasi, kekuatan, dan kelemahan setiap orang.
Manajer proyek menambah nilai pada proyek dengan mengidentifikasi tim yang tepat untuk proyek tersebut dan memungkinkan tim untuk sukses dan membuat keputusan.
Ketika Anda bekerja untuk membangun tim yang hebat, Anda harus mempertimbangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, serta sumber daya yang tersedia.
Memahami kebutuhan pelanggan membantu membentuk keterampilan yang dibutuhkan untuk tim Anda.
Jika Anda mengerjakan proyek yang membutuhkan orang dengan keahlian medis dan Anda mempekerjakan orang yang tidak memiliki latar belakang medis, tidak peduli seberapa keras tim tersebut bekerja, mereka tidak akan memiliki keahlian yang tepat untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Sebagai manajer proyek, Anda harus mengajak orang-orang dengan keahlian yang tepat dan memastikan tim tahu bahwa setiap individu dihargai, dipercaya, dan dihormati.
Anda dapat menunjukkan perasaan Anda terhadap nilai tim dengan mengizinkan mereka memberikan masukan dan mengajukan pertanyaan, serta memenuhi kebutuhan mereka sesegera mungkin.
Membina hubungan dan komunikasi
Menjaga kepuasan pelanggan dan membangun tim yang hebat adalah dua cara yang dapat Anda lakukan sebagai manajer proyek untuk menambah nilai sebuah proyek. Kedua keterampilan ini dibangun di atas fondasi hubungan dan komunikasi. Manajer proyek yang memberikan nilai tambah paling besar adalah mereka yang meluangkan waktu untuk membangun hubungan, berkomunikasi, dan memperlakukan orang lain dengan penuh pertimbangan dan rasa hormat.
Manajer proyek dapat mengatur suasana proyek dan membangun hubungan di dalam tim mereka dan dengan para pemangku kepentingan. Meluangkan waktu untuk mengecek setiap hari dengan tim Anda, melihat bagaimana keadaan mereka, dan menanyakan apakah ada yang perlu dibantu dapat sangat membantu mereka merasa dihargai dan didengar.
Mengelola proyek
Ketika Anda membangun tim, setiap orang biasanya diberi tugas proyek tertentu.
Setelah setiap tugas selesai, orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut akan menyerahkan bagian proyek tersebut kepada orang berikutnya.
Anggota tim Anda tidak selalu melihat gambaran keseluruhan dan bagaimana mereka memengaruhi orang lain dalam sebuah proyek.
Manajer proyek yang sukses melihat dampak dari setiap proses dalam proyek dan mengomunikasikan dampak tersebut kepada tim.
Hal ini memastikan bahwa setiap orang yang bekerja dalam proyek memahami tujuan tugas mereka serta tujuan besar untuk produk jadi.
Misalnya, jika seorang desainer grafis yang mengerjakan materi pemasaran untuk proyek Anda tidak memahami tujuan keseluruhan pelanggan untuk menarik perhatian para pendidik, mereka mungkin tidak dapat sepenuhnya menangkap visi untuk kampanye tersebut.
Membantu anggota tim ini memahami gambaran besarnya memungkinkan mereka menyesuaikan tugas mereka untuk memenuhi kebutuhan tujuan akhir proyek.
Mengelola sebuah proyek bisa jadi sangat sibuk, namun jika Anda meluangkan waktu untuk membangun hubungan dan menjaga jalur komunikasi yang terbuka, Anda akan meningkatkan peluang keberhasilan proyek serta kepuasan pelanggan dan anggota tim Anda.
Meruntuhkan hambatan
Terkadang, ketika Anda bertanya mengapa sesuatu dikerjakan dengan cara tertentu, jawaban yang Anda dapatkan adalah, “Karena kami selalu melakukannya dengan cara ini.”
Seorang manajer proyek memberikan nilai tambah pada sebuah proyek ketika mereka mendobrak batasan, memungkinkan tim mereka berinovasi dengan cara baru dalam melakukan sesuatu, dan memberdayakan mereka untuk berbagi ide.
Sebagai seorang manajer proyek, Anda harus mencontohkan kecerdikan dan kolaborasi, dan mendorong tim Anda untuk melakukan hal yang sama.
Bagaimana Anda dapat mendobrak hambatan dalam sebuah proyek? Anda bisa memberikan dukungan kepada tim Anda saat mereka mencoba pendekatan baru untuk menemukan solusi, dan Anda bisa mengadvokasi sumber daya tambahan untuk tim Anda.
Jika tim Anda mengalami kesulitan untuk mendapatkan jawaban dari organisasi lain, Anda bisa menghubungi organisasi itu sendiri untuk menjaga agar tim tetap berada di jalur yang benar dan sesuai jadwal.
Hal-hal penting yang dapat diambil
Dengan berfokus pada pelanggan, membangun tim proyek yang hebat, membina hubungan dan komunikasi, mengelola proyek, dan mendobrak hambatan, Anda dapat mengatasi rintangan dan menemukan solusi untuk sukses.
